Writting a letter
Trong trường hợp thư điện tử, để thể hiện tính chuyên nghiệp, bạn nên sử dụng tên email thể hiện tên thật. Ví dụ bạn tên là Hoa Hồng sinh năm 1974 thì có thể đặt email là hoahong1974@gmail.com, tuyệt đối không nên đặt những tên không gợi lên sự chuyên nghiệp như ngoisaonho@gmail.com ( ngôi sao nhỏ) hay hatsuonglonglanh@gmail.com ( hạt sương long lanh).

Bức thư nên ghi rõ tên tuổi, địa chỉ và số điện thoại của người viết thư để cho người nhận thư có thể hồi âm hoặc liên lạc, trong trường hợp hai bên tin tưởng nhau. Có nhiều cơ quan, nếu bạn không xưng rõ danh tính thì họ không liên lạc trở lại với bạn.

Trong trường hợp bắt buộc phải dùng thư nặc danh, bạn nên giải thích rõ vì sao bạn phải làm như vậy đối với người nhận thư. Có trường hợp không cần bạn giải thích thì người ta cũng hiểu, căn cứ vào nội dung thư dài ngắn. Có trường hợp thấy thư nặc danh thì ngay lập tức người tiếp tân sẽ hủy thư đến. Chính vì vậy người ta thường có 3 email: một email dùng cho công việc, thể hiện tên thật, một email dùng cho gia đình, thể hiện tên thật, và một email nặc danh, dùng cho những công việc cần ẩn danh để đổi lấy an toàn. Có trường hợp, bạn cần có giới thiệu của cơ quan chính thức với bên nhận thư trước rồi mới được dùng email ẩn danh để tiếp tục liên lạc với người ta.

Khi nhận được thư, bạn nên hồi âm lại hoặc bằng cách nào đó để đối tác biết được rằng mình đã nhận thư.

Một số anh cài trên gmail anh, tự động trả lời thư đến đi, vì như thế dễ dàng, để cho người gửi bài, có thể an tâm là anh đã nhận được. Tuy vậy, làm như vậy là không kính trọng người già, theo lời của nhiều giáo sư văn khoa hiện nay.

Thời nay, người ta dùng thư điện tử (email) thay cho thư thường ( letter). Nhiều bạn gửi nhiều tệp đính kèm ( attachment files) trong một thư bằng cách nén nó vào tập tin .rar hay .zip. Tuy nhiên cần phải biết rằng nhiều tòa soạn báo rất kiêng kị việc mở hai loại file nén này, vì nó có nguy cơ tiềm ẩn virus làm cho họ lo sợ. Vậy khi bạn gửi email cho một ai thì đừng dùng file nén kẻo bạn sẽ không bao giờ được họ hồi âm.

Người đối diện nhận thư đang ngày càng cẩn trọng. Họ nhận thư từ bạn nhưng không biết lấy gì làm tin để biết được bạn là người tổ chức, cũng không biết được bạn ở vị trí trong tổ chức nào mà bạn đại diện, từ đó có thể xếp bạn vào mục thư rác. Do đó, tóm tắt thông tin về bạn là điều cần thiết để gây được sự thiện cảm và tin cậy từ người đọc thư.

Ở dưới chân thư, bạn nên đề tên Website hoặc Blog của mình để người nhận thư tiện kiểm chứng, vì họ thường nghi ngờ tổ chức gửi đến cho mình là tổ chức thật hay tổ chức ma, hoặc không biết người gửi thư cho mình có mạo danh tổ chức mà anh ta xưng tên hay không. Người đọc thư thường sẽ đọc rất nhiều bài của bạn để phân tích sự sống động của tổ chức mà bạn đang làm việc trước khi quyết định có trả lời bạn hay không.

Tổ chức ma hoặc tổ chức thật nhưng đi theo triết học cầu âu, không có triết lý rõ ràng thì cũng ít khi được trả lời bởi những tổ chức có uy tín.

Đăng lần đầu 08h12 ngày 26/02/2019- Cập nhật mới nhất 08h39 ngày 26/02/2019

Bài viết thuộc Chương trình sửa lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp do Nghiệp đoàn báo chí Việt Nam tổ chức. Xem chi tiết về chương trình này tại đây: https://goo.gl/UzgqzL

Advertisements

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất /  Thay đổi )

Google photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google Đăng xuất /  Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất /  Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất /  Thay đổi )

Connecting to %s